La Comunidad de Madrid incorpora la regulación del formato electrónico a la nueva Ley de Archivos y Documentos que se ha aprobado en el Parlamento autonómico, garantizando el acceso de los ciudadanos a estos fondos, y convirtiéndolos a su vez en herramienta básica para la transparencia administrativa.

La norma, séptima que ha sido convalidada por la Asamblea madrileña en lo que va de año, entrará en vigor el día siguiente a su publicación en el Boletín Oficial regional (BOCM), prevista para las próximas semanas. Favorecerá la modernización de los archivos y la protección con mayores garantías del patrimonio documental, para asegurar, entre otros aspectos, su método de conservación, guarda y custodia, adaptándolo al contexto de la administración digital.

Esta avanzada legislación, que ha contado con un amplio consenso de la comunidad archivística, coloca a la región madrileña a la cabeza de España en materia de conservación de documentos públicos, necesarios para una buena gestión, garantizando con ello el cumplimiento de las obligaciones y derechos de los ciudadanos. Su protección, al margen de que puedan ser catalogados como bienes culturales protegidos, queda asegurada contra la destrucción indiscriminada o dolosa en el propio ámbito administrativo.

Se ofrecen asimismo todas las ventajas de la vinculación al sistema, como los recursos compartidos, normativa técnica homologada, asesoramiento técnico permanente, entre otras, incluidas las ayudas públicas que la Comunidad de Madrid pueda ofrecer para su desarrollo y difusión. En este último caso, aquellas colecciones privadas que gocen de subvenciones deberán salvaguardar la accesibilidad del público a estos fondos, salvo las excepciones amparadas por la legislación.

Protección del patrimonio documental 

El nuevo texto, que sustituye al anterior con más de 20 años de vigencia, mejora también la protección del patrimonio documental, tanto de organismos públicos como privados, a partir de una clara definición del concepto y de los instrumentos a utilizar, especialmente con la creación del Inventario de Bienes Reconocidos del Patrimonio Documental Madrileño.

Al mismo tiempo, la Comunidad de Madrid refuerza la actividad inspectora, otorgando la condición de agente de la autoridad al personal técnico archivero que la ejerza, estableciendo un catálogo de infracciones y sanciones administrativas al respecto.